Załącznik do zarządzenia Nr 100/24
Wójta Gminy Rutki
z dnia 6 grudnia 2024 r.

WÓJT GMINY RUTKI
ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze
Podinspektor do spraw obsługi sekretariatu i archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Rutki

I. Nazwa i adres jednostki:

Urząd Gminy Rutki
ul. 11 Listopada 7
18-312 Rutki-Kossaki
tel. (86) 2763161

II. Określenie stanowiska:

Stanowisko pracy: Podinspektor do spraw obsługi sekretariatu i archiwum zakładowego

III.Wymagania związane ze stanowiskiem pracy:

1.Wymagania niezbędne:

a)obywatelstwo polskie,
b)niekaralność  za umyślne  przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
c)pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
d)minimum roczne doświadczenie w pracy,
e)znajomość przepisów z zakresu funkcjonowania administracji samorządowej, kodeksu postępowania administracyjnego, ochrony danych osobowych, ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne                                   
f)stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na w/w stanowisku,
g)wykształcenie: wyższe  lub podyplomowe na kierunku administracja,
h)nieposzlakowana opinia,
i)prawo jazdy kategorii B,
j)praktyczna umiejętność obsługi komputera, znajomość pakietu biurowego MS Office.

2.Wymagania dodatkowe:

a)zdolność organizacji pracy,
b)dokładność, odpowiedzialność, dyspozycyjność oraz samodzielność w wykonywaniu obowiązków, odporność na stres, umiejętność skutecznej komunikacji oraz pracy  w zespole, rzetelność, kreatywność,
c)umiejętność obsługi systemu EZD PUW,
d)doświadczenie w zakresie obsługi kancelaryjnej i obiegu dokumentów w JST,
e)znajomość języka angielskiego.

IV.Zakres wykonywanych zadań na stanowisku to między innymi:

1.Prowadzenie Sekretariatu Urzędu i obsługa urządzeń znajdujących się w Sekretariacie.
2.Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
3.Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu.
4.Prowadzenie ewidencji korespondencji, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji w sposób tradycyjny oraz za pośrednictwem stosowanych w Urzędzie form elektronicznych.
5.Dokonywanie prenumeraty i zakupu prasy i wydawnictw fachowych.
6.Zamawianie i nadzór nad przechowywaniem i brakowaniem pieczęci urzędowych.
7.Przyjmowanie i obsługa interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem bądź kierowanie ich do właściwych pracowników.
8.Udzielanie informacji interesantom o zasadach i trybie działania Urzędu i poszczególnych stanowisk pracy.
9.Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd oraz w jego bezpośrednim otoczeniu.
10.Zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie oraz materiały biurowe i kancelaryjne.
11.Konserwacja sprzętu biurowego i nadzór nad likwidacją zużytego sprzętu biurowego.
12. Współdziałanie z Sekretarzem oraz Informatykiem w zakresie wprowadzania i doskonalenia informatycznych narzędzi wspomagających obieg dokumentów w Urzędzie.
13. Współdziałanie z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie wprowadzania i doskonalenia rozwiązań związanych z ochroną danych osobowych przetwarzanych w trakcie kancelaryjnego obiegu dokumentów w Urzędzie.
14.Przygotowywanie do wywieszenia na tablicach ogłoszeń Urzędu informacji i ogłoszeń.
15.Prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu.
16.Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie.

V.Warunki pracy:

1.Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

a)praca administracyjno-biurowa w siedzibie Urzędu Gminy Rutki,
b)wymiar czasu pracy: pełen etat,
c)rodzaj umowy- umowa o pracę.

2.Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

a) narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze  co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie),
b) wyjazdy służbowe na delegacje - szkolenia, wykonywanie okresowych czynności kontrolnych w terenie,
c) drzwi odpowiedniej szerokości oraz podjazd przystosowany dla osób niepełnosprawnych, natomiast w budynku urzędu brak jest windy (wejście po stopniach) oraz odpowiednio dostosowanej toalety.

VI. W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych: jest niższy niż  6 %.

VII. Wymagane dokumenty:

1.list motywacyjny,
2.życiorys – CV,
3.oryginał kwestionariusza osobowego (zgodnie z załączonym wzorem),
4.kopie dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia (np. zaświadczenia, kopie świadectw pracy),
5.kopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach,
6.oświadczenia (zgodnie z załączonym wzorem):

a) oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,
b) oświadczenie, że kandydat posiada nieposzlakowaną opinię
c) oświadczenie, że kandydat ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,
d) oświadczenie, że kandydat nie był prawomocnie skazany za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
e) oświadczenie, o wyrażeniu zgody na przetwarzanie na potrzeby postępowania konkursowego danych osobowych,
f)  oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do zatrudnienia,

7.kopia dokumentów potwierdzających niepełnosprawność – w przypadku kandydatów, którzy zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu, w przypadku gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatów:

a) oświadczenie o stanie zdrowia niezbędnym do pracy na danym stanowisku,

8.referencje jeśli posiada oraz inne dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach.
 
VIII.Wymagane dokumenty należy składać:

w zamkniętej kopercie, osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy Rutki (pokój nr 108) lub pocztą na adres: Urząd Gminy Rutki, ul. 11 Listopada 7, 18-312 Rutki-Kossaki, z dopiskiem:

„Nabór na wolne stanowisko urzędnicze: Podinspektor do spraw obsługi sekretariatu i archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy Rutki”

w terminie do dnia 16.12.2024 r. do godz. 12.00. W przypadku ofert, wysłanych pocztą, za datę złożenia oferty przyjmuje się datę doręczenia przesyłki do siedziby Urzędu Gminy Rutki.

IX.Informacje dodatkowe:

1.Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Urzędu Gminy po wyżej określonym terminie, w sposób inny niż określony w ogłoszeniu, bez kompletu wymaganych dokumentów lub nie będące odpowiedzią na ogłoszony nabór, nie będą uwzględniane w prowadzonym postępowaniu. Oświadczenia muszą być podpisane własnoręcznie.
2.Kandydaci spełniający wymogi formalne zostaną powiadomieni pisemnie  lub telefonicznie o terminie  selekcji końcowej.
3.Wszelkie dokumenty dostarczone w formie kopii winny być poświadczone za zgodność z oryginałem.
4.Dokumenty aplikacyjne osób, które w procesie rekrutacji zakwalifikowały się do dalszego etapu i zostały umieszczone w protokole, będą przechowywane, zgodnie z instrukcja kancelaryjną.
5.Dokumenty aplikacyjne pozostałych osób podlegają zwrotowi, będą odsyłane lub mogą być odbierane osobiście przez zainteresowanych.
6.Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej – https://bip-ugrutki.wrotapodlasia.pl  (w zakładce nabór na wolne stanowiska) oraz na tablicy informacyjnej w Urzędzie Gminy Rutki.

Kontakt w sprawie rekrutacji- Katarzyna Stypułkowska tel. (86) 276 31 63.

Rutki- Kossaki, 06.12.2024 r.